Numa altura em que os mais variados processos dentro das organizações estão a ser digitalizados, emitir, enviar e armazenar faturas em papel deixou de fazer sentido.
A utilização de faturas eletrónicas permite-lhe automatizar e otimizar os processos de faturação, aumentar a produtividade da sua empresa e dispensar os colaboradores para tarefas que acrescentem valor.
Além disso, os processos eletrónicos e automatizados de faturação resultam em poupanças de entre 60% a 80%, quando comparados com os processos de faturação convencional, segundo a consultora Billentis.
Mas antes de lhe mostrarmos em detalhe as vantagens que a fatura eletrónica pode trazer ao seu negócio, comecemos pelo essencial.
O que é a Fatura Eletrónica?
A fatura eletrónica é um documento comercial em tudo semelhante a uma fatura convencional. A única diferença é que foi desmaterializada, ou seja, existe apenas em formato digital e pode ser enviada ao cliente através do e-mail.
Tem exatamente a mesma validade que uma fatura em papel, desde que contenha as informações obrigatórias e cumpra com os requisitos legais a que estão sujeitas todas as faturas.
A sua autenticidade é garantida através da sua emissão por um software certificado, geralmente em PDF ou XML, e pela inclusão da Assinatura Digital Qualificada. Assim, está garantida a mesma validade de um documento em papel e permite uma troca mais célere da informação.
Mas atenção, para que uma fatura eletrónica seja válida, não basta guardar o documento em PDF e enviá-lo por email. Aliás, as faturas em PDF deixam de ser válidas como faturas eletrónicas a partir de julho de 2022.
O investimento em tecnologia não pode servir de desculpa para ficar para trás, uma vez que existem soluções adequadas às necessidades de todo o tipo de empresas ou até mesmo para trabalhadores independentes que queiram eliminar trabalho administrativo. Os benefícios, como irá ver, são muito significativos.
8 vantagens que a fatura electrónica traz ao seu negócio
- Redução dos custos (com papel, tintas, tonners, material de impressão, envio pelo correio).
- Aumento da produtividade e da eficiência administrativa: com a eliminação de tarefas manuais demoradas associadas ao processamento e envio das faturas.
- Agilização da relação com os clientes: através do envio electrónico, remetente e destinatário têm garantida boa recepção da fatura. Além disso, o processo de faturação torna-se mais rápido e eficaz, o que aumenta a probabilidade de receber os pagamentos a tempo e horas.
- Maior rigor dos dados: a automatização do processo reduz a ocorrência de erros e elimina a possibilidade de extravio das faturas.
- Poupança de espaço físico: com a fatura electrónica deixa de haver necessidade do tradicional arquivo em papel, o que promove uma maior eficiência na organização da sua empresa. O arquivo digital é válido por um período de 10 anos, ou seja, o período legal exigido para o efeito.
- Maior segurança e confidencialidade da informação: a fatura está protegida por mecanismos de segurança e privacidade que cumprem todos os requisitos legais, como por exemplo a assinatura electrónica.
- Acessibilidade da documentação: as soluções que recorrem à internet permitem não só emitir como receber e consultar faturas, onde e quando quiser, a partir de um dispositivo com ligação à web.
- Responsabilidade ambiental: ao dispensar a impressão em papel, contribui para a diminuição do abate de árvores e para a a redução das emissões de CO2, tornando-se uma empresa ambientalmente mais responsável.
